內交职院发【2024】27号

第一章 总则

第一条 为规范学院电子邮箱的使用和管理，保障学院电子邮件系统安全高效运行，根据《中华人民共和国网络安全法》和《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 电子邮件系统。电子邮件系统是由学院统一建设、管理和运维，为在职教职工和校内各部门(以下统称为用户)免费提供互联网电子邮件服务的公共服务信息系统，互联网域名为https://mail.imvtcc.edu.cn。未经批准，学校各部门不得自行单独建设电子邮件系统。

第三条 电子邮箱。电子邮箱是通过学院电子邮件系统为用户免费提供的用于教学、科研、学习、对外交流等活动的电子信息空间。电子邮箱分为个人邮箱和公用邮箱。个人邮箱是指分配给在职教职工使用的电子邮箱;公用邮箱是指分配给校内部门用于处理学校公务的电子邮箱。电子邮箱的地址为“用户名(或别名)@imvtcc.edu.cn”。其中,个人邮箱的用户名为教工号,公用邮箱的用户名为部门名称首字母缩写。公用邮箱为部门共用无账号密码，只能通过绑定的个人账号进行切换登录。

第四条 电子邮箱所有权与使用权。电子邮箱仅提供给学院在职教职工、校内部门使用,不接受校外人员或部门申请。电子邮箱所有权属于学院,电子邮箱用户拥有使用权。

第二章 职责与分工

第五条 各部门主要职责和分工如下。

1.网络安全和信息化领导小组

(1)负责电子邮件系统的规划;

(2)负责电子邮件系统运维和管理中的组织协调:

(3)负责电子邮箱使用的监督和检查。

2.网络管理中心

(1)负责电子邮件系统的建设、管理和运维;

(2)负责电子邮件系统的安全防护;

(3)负责为电子邮箱用户提供开通、终止、咨询及异常处理等服务。

3.全校各部门

负责其主管业务领域及本部门范围内电子邮箱使用的监督检查，及时纠正未正确使用学院电子邮箱的情况。

第六条 电子邮箱用户责任。严格遵守相关法律法规及本办法正确使用电子邮箱，自觉维护个人邮箱或作为责任人的公用邮箱的安全。

第三章 电子邮箱的开通和终止

第七条 个人邮箱开通。个人邮箱是为在岗在编教职工提供服务，需要使用电子邮箱服务的教职工可填写《电子邮箱申请表》，网络管理中心收到申请后开通邮件服务。个人邮箱采用实名登记,用户数据来源为学校基础数据库中的人事基础数据。

第八条 个人邮箱终止。个人邮箱的用户状态与学校基础数据库保持同步，教职工因退休、调动、辞职、合同期满不再续聘的进入一个月的过渡期。过渡期内用户可继续使用其名下的个人邮箱处理未尽事宜，过渡期满学校即收回个人邮箱的使用权。

第九条 公用邮箱申请。因工作需要,校内部门可申请处理公务的公用邮箱，原则上每个部门只允许申请一个公用邮箱。公用邮箱为永久性质，应当明确用途、责任人和使用人,公用邮箱的责任人必须为本部门负责人，网络管理中心负责公用邮箱可通。

第十条 公用邮箱绑定人发生变更需及时告知网络管理中心邮箱管理员进行设置。

第十一条 电子邮箱终止与注销。电子邮箱终止后,所有功能停止服务，电子邮箱注销，用户信息及电子邮件数据删除。

第四章 电子邮箱使用管理

第十二条 个人邮箱使用管理。在职教职工以学校教职工身份履行职务时,如参与教学、科研、管理服务和对外交流等活动(以下简称公务活动)，原则上必须使用学校个人邮箱。用户不得将个人邮箱以任何形式交由他人使用。

第十三条 公用邮箱使用管理。校内各部门使用电子邮件面向教职工和学生发送接受通知等信息时，必须使用学校公用邮箱。各部门应指派专人负责本部门公用邮箱的邮件收发与日常管理，严禁将邮箱授权给未备案人员使用或转让给其他部门使用，不得使用公用邮箱从事非学校公务活动。

第十四条 用户须知签署。用户须阅读并签署同意“电子邮箱用户须知”后,方可获得电子邮箱使用权。

第五章 电子邮件系统运维管理

第十五条 电子邮件系统运维内容。网络管理中心指定专人作为电子邮件系统管理员，负责电子邮件系统的运维管理,主要职责包括:

(1)负责电子邮件系统日常管理和维护:

(2)负责电子邮件系统的各类参数及策略设置、账户管理、运行监控及故障处理等管理与维护;

(3)负责电子邮件系统数据的周期性备份和恢复;

(4)负责电子邮件系统的安全防护，防范电子邮件系统安全风险;

(5)负责处理电子邮箱用户反馈的各类技术问题。

第十六条 电子邮件系统数据备份。电子邮件系统数据应进行周期性备份，保障归档的有效性。电子邮件系统的数据备份仅用于系统恢复，不得用于其他用途。

第六章 电子邮箱及电子邮件系统安全

第十七条 电子邮箱登录。电子邮箱用户可采用以下两种方式之一登录电子邮箱:

(1)电子邮箱用户名或别名(以下统称账号)和密码;

(2)学校统一身份认证账号和密码。

为保证系统安全，电子邮箱密码必须符合电子邮件系统设置的强度规则并定期更换。

第十八条 电子邮箱账号和密码。电子邮箱用户应妥善保管所使用的电子邮箱账号和密码,并对使用其电子邮箱开展的所有活动负责。遗忘密码时，可通过电子邮件系统提供的密码找回功能进行找回,或持本人有效证件至网络管理中心进行人工重置。如发现他人未经许可使用其电子邮箱时,应立即通知网络管理中心处理。

第十九条 电子邮箱使用行为规范。电子邮箱用户必须遵守《中华人民共和国网络安全法》(中华人民共和国保守国家秘密法《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》(计算机软件保护条例》等计算机及互联网相关的法律法规。遵守使用电子邮件服务的网络协议、规定、程序和惯例,不得利用电子邮箱发送连锁邮件、垃圾邮件或商业邮件,不得利用电子邮件散布电脑病毒、木马软件、间谍软件等恶意软件干扰网络服务。

禁止利用电子邮箱从事以下活动:

(1)反对宪法所确定的基本原则的;

(2)危害国家安全,泄露国家秘密,颠覆国家政权,破坏国家统一的;(3)损害国家荣誉和利益的;

(4)煽动民族仇恨、民族歧视,破坏民族团结的;

(5)破坏国家宗教政策,宣扬邪教和封建迷信的；

(6)散布谣言,扰乱社会秩序,破坏社会稳定的;

(7)散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的;

(8)侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的;

(9)含有法律、行政法规禁止的其他内容的；

(10)损害学校利益的。

第二十条 电子邮箱使用违规行为处置。信息中心负责采取必要的技术措施,预防和阻止违规使用电子邮箱的行为。

第二十一条 电子邮件系统管理员账号安全。电子邮件系统中的系统管理账号和密码由网络管理中心指定专人设置和保管，密码至少分为三段,每段长度不低于三个字符。

第二十二条 电子邮件隐私安全。除法律、法规规定的情形外，任何人不得以任何方式私自查阅、截获、监控他人邮件，也不得向第三方提供电子邮箱用户的注册信息。

公安机关、检察机关或有关部门依照法律规定的程序需对电子邮箱通信内容进行检查时,应由网络管理中心报请分管保卫和信息化工作的校领导签字批准后，网络管理中心配合执行。

第七章 责任追究

第二十三条 违规处置与责任追究。对于违反本方法有关规定的部门或个人，暂停其电子邮箱使用权并责令改正;拒不改正的,终止其电子邮箱使用权并对相关部门或个人进行约谈或通报批评;造成学校损失的,追究直接责任人的行政或经济责任;造成严重后果并触犯法律的,依法追究其法律责任。

第二十四条 公用邮箱违规使用责任追究。对校内部门违规向校外人员分配公用邮箱使用权,学校将依规追究有关责任人的行政或经济责任;造成严重后果并触犯法律的,依法追究其法律责任。

第八章 附则

第二十五条 本办法自发布之日起实施,由学院网络安全和信息化领导小组负责解释。